Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich & Zielgruppe

Diese AGB regeln die Nutzung der SaaS-Plattform „ReklaFix" („Dienst"). Anbieter ist Florian Zandberg, Am Bahnhof 8A, 21739 Dollern, Deutschland („Anbieter"). Verträge werden ausschließlich mit Unternehmern im Sinne von § 14 BGB geschlossen — also gewerblich oder selbstständig tätigen Handwerksbetrieben. Verbraucher nach § 13 BGB sind nicht Vertragspartner.

2. Vertragsschluss

Durch die Registrierung auf app.reklafix.de und die ausdrückliche Annahme dieser AGB kommt ein Nutzungsvertrag zustande. Vertragssprache ist Deutsch. Der Anbieter bestätigt den Vertragsschluss per E-Mail an die Registrierungs-Adresse.

3. Leistungsumfang

ReklaFix ist eine SaaS-Anwendung zum Reklamationsmanagement im Handwerk mit folgenden Kernfunktionen: digitale Reklamations-Annahme per Link (ohne App-Zwang für Endkunden), Foto-Upload, Ticket-Verwaltung, Terminbuchung, Eskalations-Erkennung sowie Mail-Benachrichtigungen. Optional aktivierbar: KI-gestützte Vorprüfung (Foto-Triage, Antwortvorschläge). Der Anbieter behält sich vor, Funktionen weiterzuentwickeln, soweit dies die vertraglichen Hauptleistungen nicht wesentlich beeinträchtigt.

4. Testphase

Neue Betriebe können ReklaFix 14 Tage kostenfrei testen, ohne eine Zahlungsmethode zu hinterlegen. Nach Ablauf der Testphase wird der Schreibzugriff gesperrt, sofern keine Zahlungsmethode hinterlegt wurde — es entsteht keine automatische kostenpflichtige Verlängerung. Daten bleiben erhalten und können nach Abschluss eines kostenpflichtigen Abos weiter genutzt werden. Endkunden können auch während einer Schreibsperre weiterhin Reklamationen melden.

5. Preise & Zahlung

Das Abonnement kostet 29 € pro Monat pro Betrieb, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden. Der Anbieter ist Kleinunternehmer gem. § 19 Abs. 1 UStG; Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland). Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Bestimmungen des BGB.

6. Laufzeit & Kündigung

Das Abonnement läuft monatlich ohne Mindestlaufzeit. Beide Parteien können jederzeit zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums ordentlich kündigen. Die Kündigung kann der Kunde im Stripe-Kundenportal über den Button „Abo verwalten" in den ReklaFix-Einstellungen oder per E-Mail an info@reklafix.de erklären. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7. Pflichten des Kunden

Der Kunde sorgt für sichere Zugangsdaten und nutzt ReklaFix nur im Rahmen geltender Gesetze. Gegenüber seinen Endkunden ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in ReklaFix verarbeiteten personenbezogenen Daten. Der Anbieter wirkt insoweit als Auftragsverarbeiter; das Auftragsverarbeitungs-Verhältnis ist in Kapitel 10 geregelt.

8. Verfügbarkeit & Wartung

Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes, ohne ein konkretes Service Level Agreement (SLA) zuzusichern. Geplante Wartungsarbeiten werden möglichst außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt. Kurzfristige Ausfälle bei dringenden Sicherheits-Updates sind möglich.

9. Haftung

Der Anbieter haftet unbegrenzt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Ebenfalls unbegrenzt haftet der Anbieter nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes und im Umfang einer übernommenen Garantie.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter ausschließlich bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht („Kardinalpflicht") — also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Eine darüberhinausgehende Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen.

Die Haftung für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt.

10. Datenschutz & Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO

Es gilt die unter /datenschutz veröffentlichte Datenschutzerklärung. Soweit der Kunde personenbezogene Daten seiner Endkunden über ReklaFix verarbeitet, agiert der Anbieter als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Dieses Kapitel regelt zugleich die wesentlichen Bestandteile der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Auf Wunsch stellt der Anbieter zusätzlich einen separaten AV-Vertrag zur Verfügung.

a) Gegenstand und Dauer: Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Nutzungsvertrags und umfasst alle Tätigkeiten, die zur Bereitstellung der in Kapitel 3 beschriebenen SaaS-Leistung erforderlich sind.

b) Art und Zweck: Speicherung, Bereitstellung, Übermittlung an benannte Subunternehmer und gegebenenfalls Analyse der vom Kunden eingegebenen Reklamationsdaten zur Erbringung der vereinbarten Leistung.

c) Datenkategorien: E-Mail-Adresse, Name, optional Telefonnummer und Anschrift, hochgeladene Fotos, Texte aus Reklamations-Beschreibungen und Nachrichten.

d) Kategorien betroffener Personen: Endkundinnen und Endkunden des Betriebs, Mitarbeitende des Betriebs.

e) Weisungsgebundenheit: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen dieser AGB und etwaiger dokumentierter Einzelweisungen des Kunden, sofern keine gesetzliche Verpflichtung entgegensteht.

f) Vertraulichkeit: Der Anbieter verpflichtet die mit der Verarbeitung beauftragten Personen schriftlich zur Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits gesetzlich verpflichtet sind.

g) Technisch-organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): Hosting in Deutschland, TLS-verschlüsselte Übertragung, getrennte Datenhaltung pro Betrieb (Multi-Tenancy), rollenbasierte Zugriffskontrolle, Argon2-gehashte Passwörter, zeitlich begrenzte signierte Magic-Links für den Endkundenzugang.

h) Subunternehmer (Subprozessoren): Der Kunde stimmt der Einbeziehung folgender Subunternehmer zu:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland — Hosting; mit Hetzner besteht ein AV-Vertrag.
• Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland — Zahlungsabwicklung. Bei Abrechnungstätigkeit kann es zu einem Datentransfer in die USA kommen, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 DSGVO).
• OpenAI Ireland, Ltd., Dublin, Irland — optionale KI-Vorprüfung; technische Verarbeitung in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Diese Verarbeitung erfolgt nur, wenn der jeweilige Betrieb die KI-Funktionen aktiv aktiviert.

Änderungen der Subunternehmer-Liste werden mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden angekündigt; der Kunde hat ein Widerspruchsrecht und im Fall des Widerspruchs ein Sonderkündigungsrecht.

i) Unterstützung bei Betroffenenrechten: Der Anbieter unterstützt den Kunden im Rahmen der Möglichkeiten der SaaS-Plattform bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen nach Art. 12–22 DSGVO.

j) Audit-Rechte: Der Kunde ist berechtigt, die Einhaltung dieser Vereinbarung in angemessenem Umfang nach vorheriger Ankündigung zu überprüfen. Anstelle einer Vor-Ort-Prüfung kann der Anbieter aussagekräftige Nachweise oder Zertifikate vorlegen.

k) Daten-Rückgabe und -Löschung: Nach Vertragsende werden alle personenbezogenen Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

11. Änderung der AGB

Der Anbieter kann diese AGB bei untergeordneten Anpassungen (z. B. redaktionelle Klarstellungen, Aktualisierung der Subunternehmer-Liste) mit Wirkung für die Zukunft ändern. Solche Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde innerhalb dieser Frist nicht, gelten die untergeordneten Änderungen als angenommen. Der Anbieter weist den Kunden mit der Mitteilung ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens hin.

Wesentliche Änderungen — insbesondere Anpassungen der Hauptleistungspflichten, des Entgelts oder der Haftung — gelten ausschließlich mit aktiver Zustimmung des Kunden. Im Fall des Widerspruchs steht jeder Partei ein Sonderkündigungsrecht zum Inkrafttreten der neuen AGB zu.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — der Sitz des Anbieters. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.